Компьютерные технологии будут играть важнейшую роль при переходе на гибридный формат работы. Они предопределяют, каким будет рабочее пространство, формируют новые рабочие привычки и способы взаимодействия. Чтобы в полной мере воспользоваться преимуществами новых технологических решений, предприятиям малого и среднего бизнеса необходимо не просто осовременить свои рабочие процессы, но и продумать общую стратегию цифровой трансформации.

В качестве положительного момента можно отметить тот факт, что в связи с пандемией малые и средние компании уже ускорили свою цифровизацию. Многие из них отставали в этом аспекте в прошлом, но сейчас ситуация меняется.

Представляя собой около 90% всех компаний, с персоналом в более чем половину всего занятого населения планеты, «самый мощный двигатель мирового роста» был вынужден быстро адаптироваться к реалиям COVID-19. Для сохранения конкурентоспособности потребовалось максимально эффективно использовать новые технологии и ускорить цифровизацию рабочих процессов.

Планируя стратегию цифровой трансформации, руководители должны продумать подключение сотрудников, усилить информационную безопасность и убедиться в наличии всего необходимого для продуктивной работы оборудования.

Подключение рабочих мест

Когда применяется гибкий гибридный формат, сотрудники компании могут находиться в офисе, дома, в коворкинге или даже в другой стране. В любом случае им понадобятся рабочие инструменты и цифровые технологии, чтобы поддерживать связь с коллегами и клиентами.

Важнейшую роль в организации бесперебойных бизнес-процессов при этом играет централизованная система управления компьютерной инфраструктурой. Она позволяет администраторам удаленно развертывать и обновлять программное обеспечение, проводить техобслуживание, управлять настройками устройств. Что немаловажно, она также дает возможность оказывать быструю и эффективную техническую поддержку всем распределенным по разным местам сотрудникам.

Естественно, для работы прежде всего необходимо защищенное и высокоскоростное интернет-соединение. В бюджет компании обязательно нужно включить расходы на безлимитные мобильные тарифы, а также на покупку устройств с контроллерами Wi-Fi новейшего стандарта и встроенными системами защиты, как информационной, так и физической (оповещения о вскрытии корпуса, сканер отпечатков пальцев, пароли для Bioses и накопителей и т.д.).

Вне зависимости от того, где работает сотрудник – дома, в офисе или в любом другом месте, важно, чтобы его работе не мешали никакие технические сбои, а связь с коллегами и клиентами никогда не прерывалась.

Гибкие рабочие процессы

После создания виртуального рабочего пространства необходимо наладить гибкий рабочий процесс. Именно гибкая методология наилучшим образом сочетается с гибридной рабочей моделью, поскольку обе идеологии основаны на общем принципе, согласно которому работа – это деятельность, а не место.

В отличие от ограничений прошлого века, компании малого и среднего бизнеса теперь могут нанимать сотрудников независимо от их местоположения, выбирая из большего числа кандидатов. Кроме того, проведенные за последний год исследования показали, что сотрудники, которым предоставлена большая свобода и гибкий рабочий график, как правило, более довольны своей работой, а заинтересованный, удовлетворенный и мотивированный персонал работает продуктивнее, что положительно сказывается на делах всего предприятия.

Чтобы обеспечить сотрудникам компании необходимую гибкость и мобильность, требуется соответствующее аппаратное и программное обеспечение. Их ноутбуки должны быть легкими, портативными, прочными и автономными, чтобы можно было с комфортом работать даже в дороге.

Кроме того, устройства должны быть многофункциональными. Например, если ноутбук можно использовать как планшет, то на его экране удобно делать какие-либо записи или зарисовки от руки при помощи стилуса.

Главное, чтобы сотрудники имели возможность работать максимально продуктивно и эффективно, когда и где угодно. Пространство и время следует рассматривать не как рамки, а как параметры, которые можно изменять, исходя из предпочтений сотрудников.

Повышение продуктивности

Чтобы обеспечить продуктивную работу компании в гибридном, децентрализованном формате, важно организовать единое хранение данных. Возможное решение – облачные хранилища, такие как Microsoft 365 или Google Workspace. С их помощью сотрудники смогут получать доступ к рабочим файлам в любое время и из любой точки мира.

Не менее важны средства для двухсторонней коммуникации и совместной работы. В отсутствие живого общения сотрудникам необходимо цифровое пространство для обсуждения идей, планирования и управления проектами – чаты и, конечно же, видеоконференции. В зависимости от характера и сферы бизнеса имеет смысл приобрести интерактивные устройства с сенсорными экранами и стилусами, которые удобны для проведения онлайн-презентаций.

Усиление мер безопасности

Когда сотрудники работают удаленно из множества разных мест, особое внимание необходимо уделить системе информационной безопасности, если это не было сделано раньше. Неудивительно, что большая часть инцидентов, связанных с нарушением конфиденциальности, происходит на уровне рядового пользователя. Люди часто открывают фишинговые электронные письма или просто небрежно обращаются с важными данными. Следовательно, выстраивание корпоративной системы безопасности должно начинаться с самого слабого звена.

Кроме того, сотрудники могут обращаться к корпоративным данным через незащищенные сети, что представляет собой потенциальный риск для всей компании. Хакеры применяют все более изощренные и сложные способы атак, поэтому для малого и среднего бизнеса осторожность в вопросах безопасности никогда не будет лишней.

Эксперты рекомендуют новую политику кибербезопасности, которая охватывает все аспекты – от цифровых решений, защищающих аппаратные компоненты, программное обеспечение и сетевое подключение, до обучения сотрудников и установления правил «кибергигиены». Инвестиции в надежную систему кибербезопасности необходимы для предотвращения хакерских атак и защиты данных и ресурсов компании. Она должна включать, среди прочего, биометрическую идентификацию, антивирусное программное обеспечение и аппаратные средства защиты.

Важность надежной системы кибербезопасности в цифровую эпоху невозможно переоценить.

Для справки: корпорация Google подсчитала, что в апреле 2020 года ежедневно рассылалось более 18 миллионов вредоносных программ и фишинговых писем, связанных с новым коронавирусом. Однако, согласно данным американской консалтинговой компании Vistage, лишь 46% предприятий малого и среднего бизнеса до пандемии имели полностью работоспособную систему цифровой безопасности.

Кибератаки дорого обходятся предприятиям. Одна американская компания, исследующая вопросы кибербезопасности, прогнозирует, что к 2025 году глобальные потери из-за киберпреступности достигнут 10,5 триллиона долларов.

Необходимо обучать персонал правилам кибербезопасности и требовать безукоризненного их соблюдения. Эти правила касаются использования паролей, VPN-подключения, биометрической аутентификации и протокола действий на случай утечки данных. При наличии системы централизованного управления компьютерной инфраструктурой применять многие меры кибербезопасности можно в дистанционном режиме.

Переходя на гибридный формат работы, нужно быть готовыми к большим переменам в бизнес-процессах. Преуспеть в этой новой реальности поможет продуманная стратегия цифровой трансформации.